Het creëren van een hybride werkomgeving op kantoor is én blijft momenteel nog een van de grootste uitdagingen. We proberen allemaal de balans te vinden in het werken op afstand en op kantoor. Maar dat is niet altijd even makkelijk. En hoe zit het met de ‘hybride’ vergaderruimte met de juiste tools om samen te werken? We verwachten inmiddels het allerbeste. De oplossingen om hybride werken mogelijk te maken moeten net zo flexibel, intuïtief en gemakkelijk zijn. En het liefst moet het van nóg hogere kwaliteit zijn dan ons thuiskantoor. Tools op kantoor om samen te werken is belangrijker dan ooit. Bedrijven moeten blijven investeren in die tools om de productiviteit te verhogen en om te zorgen voor verbondenheid tussen iedereen. Ongeacht waar iedereen zich bevindt.
De volgende 5 trends in 2022, gedreven door recente technologische ontwikkelingen, laten je zien hoe vergaderingen op de moderne én hybride werkplek eruit zullen zien.
Samenwerken en innovatie krijgen de aandacht
Niet alle gevolgen van werken op afstand zijn positief. Als hybride werken op lange termijn succesvol wil zijn, moeten bedrijven ervoor zorgen dat samenwerken – ongeacht de locatie – mogelijk is.
Samenwerken is niet precies hetzelfde als productiviteit. Aan het begin van de pandemie, toen we voor het eerst thuis moesten werken, verbeterde de productiviteit. In een onderzoek uit 2013 had Stanford-econoom Nicholas Bloom dit fenomeen al geanalyseerd. Het experiment betrof werknemers van een reisbureau die negen maanden lang thuis moesten werken, en het zag hun prestaties met 13% toenemen.
“Thuiswerken kan productiever zijn voor mensen die individuele taken uitvoeren. Maar elke manager die ik heb gesproken, zegt dat thuiswerken op de lange termijn innovatie kan schaden.”
- Nicholas Bloom
Maar ondanks de verbetering van de productiviteit, is het samenwerken sterk afgenomen. De productiviteit van een werknemer hangt af van zijn individuele prestaties, terwijl de verbondenheid met collega's een voorwaarde is voor samenwerking. Creatieve bijeenkomsten of het houden van een brainstorm zijn van cruciaal belang om nieuwe ideeën te ontwikkelen en te stimuleren. En daar is samenwerking voor nodig. Om innovatie en samenwerking terug te brengen in bedrijven, zullen zij moeten streven naar een hybride manier van werken die even intuïtief en gemakkelijk is als een fysieke werkplek. Maar hoe?
Meeting equity wordt de norm
Hybride werken is het nieuwe normaal. Maar het brengt ook een onbedoelde tweedeling met zich mee. Veel thuiswerkers die deelnemen aan een vergadering, hebben het moeilijk om een plaats aan dezelfde, virtuele tafel te bemachtigen. Face-to-face gesprekken en discussies zijn moeilijk virtueel na te bootsen, zelfs nu de technologische mogelijkheden eindeloos zijn.
We willen allemaal een gelijk aandeel hebben in vergaderingen. We willen allemaal toegang hebben tot dezelfde tools en content om ons betrokken en begrepen te voelen. Het vinden van een balans tussen gelijkwaardige vergaderingen en integratie van technologie is een absolute noodzaak voor bedrijven die streven naar het allerbeste. Want het voorkomt dat collega's op afstand zich ‘buitengesloten’ voelen.
Het is daarom belangrijk dat collega's die vanuit huis werken – of welke locatie dan ook – beschikken over goede camera's, microfoons en videoconferencing tools. Daarnaast hebben bedrijven de waarde gezien van recente, veelzijdige hybride oplossingen om het thuiswerken te ondersteunen. Deze omvatten vaak features zoals whiteboarden en annoteren, eenvoudig content uploaden en delen en natuurlijk vergaderen.
Hybride werkbeleid
Oké, en nu? Hoe voeren we bijvoorbeeld een goed overleg als een deel van het team thuiszit? Het is eigenlijk héél simpel. Een hybride werkbeleid. Een soort overeenkomst. Voor het hele bedrijf. Hierin is vastgelegd waar, wanneer en hoe we werken in een hybride werkomgeving. Het beschrijft wie hybride mag én kan werken. En hoe we hybride werken als werknemer of werkgever het beste kunnen aanpakken.
Met een hybride werkbeleid weet verder iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Omdat het iedereen houvast geeft. Want hybride werken doen we niet ‘even’.
Hybride zet werknemersbehoeften in de spotlight
Inmiddels voelen we ons in staat om onze eigen manier van werken te bepalen. Technologie op de werkplek is daarbij niet langer functioneel, maar key tot de tevredenheid op de werkvloer. Velen van ons willen de routines en oplossingen die in het thuiskantoor succesvol zijn gebleken, niet achterlaten.
Recent onderzoek van ClickShare toont echter aan dat 71% van de werknemers nog steeds moeite heeft met hybride vergaderingen. Zo ervaren we stress wanneer technische problemen zich voordoen. En op de lange termijn leidt dit zelfs tot verminderde werktevredenheid. Hier liggen kansen voor bedrijven om te kiezen voor collaboratieve oplossingen die zowel intuïtief als gebruiksvriendelijk zijn. Bedrijven die talent willen behouden en aantrekken, kunnen zich zo onderscheiden.
De beste technologieën streven naar intuïtief en eenvoudig gebruik
Vóór de pandemie was het moeilijk om hybride vergaderingen op te zetten. We worstelden met audio- en video-instellingen, het reserveren van speciale ruimtes en het leggen van kabels. Vergaderingen begonnen vaak te laat en we bleven allemaal achter met frustraties.
Vandaag de dag heeft werken op afstand bewezen dat technologie hybride vergaderingen beter kan maken. Werken met de eigen laptop. Videovergaderingen houden vanaf een laptop. En met slechts één klik verwijderd zijn van de volgende meeting. Een onberispelijke gebruikerservaring is van cruciaal belang. Laptops moeten perfect synchroon werken met de technologie in de ruimte en een goede verbinding mogelijk maken. Het moet meteen kunnen opstarten wanneer deelnemers een vergaderruimte binnenkomen. Zo verandert de meetingruimte in een geavanceerde werkplek voor het gehele team. Of deze nu fysiek bij elkaar is of niet. Intuïtief en eenvoudig gebruik zal daarom de norm worden waaraan technologieën kunnen worden afgemeten.
Als het gaat om het hybride werken, liggen er ongetwijfeld uitdagingen in het verschiet. Het zijn onzekere tijden en de behoeften van iedereen zijn voortdurend in ontwikkeling. Toch ziet de toekomst van de hybride werkplek er veelbelovend uit voor bedrijven die prioriteit geven aan collaboration tools en een perfecte gebruikerservaring.
Bron: Barco – Future trends for hybrid meetings