CTOUCH06 videocall
Blog 31-08-2021

Wat zijn hybride vergaderingen?

Hybride, we gebruiken de term tegenwoordig voor heel veel dingen. In biologie, scheikunde, techniek en zelfs in de kunst. We rijden rond met hybride auto's en fietsen. En de laatste tijd zijn we ook nog eens hybride gaan werken en vergaderen.

Inmiddels zien we door de bomen het bos niet meer. Want wanneer we het hebben over hybride, heeft iedereen daar een andere mening over. Wat is hybride vergaderen nu eigenlijk? Volgens onze partner, Barco, is een hybride vergadering een vergadering waarbij een deel van de medewerkers op kantoor aanwezig is. De andere collega's zijn aanwezig op afstand, bijvoorbeeld vanuit huis. Zo'n hybride vergadering wordt mogelijk gemaakt door audio- en video conferencing technologie.

Vergis je niet. Een hybride vergadering is veel meer dan een synoniem voor een vergadering op afstand, een virtuele- of online vergadering. Zoals hierboven wordt beschreven, nemen een aantal collega's live en fysiek deel aan de vergadering vanuit een ruimte op kantoor. De andere collega's doen mee op afstand, bijvoorbeeld vanuit huis of een andere locatie. Hybride (werken) is een unieke mix met zowel het fysieke aspect als het virtuele aspect. Het combineert daarnaast de beste eigenschappen van fysiek vergaderen en online vergaderen: het fysieke voordeel van het face-to-face kunnen communiceren. En de online voordelen van het delen van informatie en het opnemen van de vergadering.

Bij hybride vergaderingen ligt de nadruk op de naadloze samenwerking en op het delen van inhoud. Of een aantal collega's nu fysiek aanwezig zijn of online aanwezig zijn. Het uiteindelijke doel is om hybride vergaderingen net zo intuïtief en eenvoudig te maken als face-to-face vergaderingen.

Waarom hebben we hybride vergaderingen?

Wanneer organisaties ervoor kiezen om hybride vergaderingen op kantoor mogelijk te maken, hebben ze daar natuurlijk verschillende redenen voor. Vaak hebben deze redenen te maken met tijdsdruk, het beperken van budgetten en hun CO2 voetafdruk. Maar vaak willen organisaties samenwerkingen mogelijk maken en willen ze innovatie stimuleren. Zelfs wanneer niet iedereen op kantoor aanwezig is.

  • Innovatie en samenwerking vinden plaats wanneer mensen elkaar ontmoeten, in één en dezelfde ruimte. Wanneer we allemaal op afstand werken, is het moeilijk om te groeien, te innoveren en vooruitgang te boeken. Het is dan ook duidelijk dat de vergaderruimte een comeback zal maken. Juist om vergaderingen mogelijk te maken waarvoor fysieke aanwezigheid écht nodig is. Hybride vergaderingen brengen ten minste een deel van het personeel fysiek samen en maken eenvoudigere virtuele samenwerkingen met teamleden op afstand mogelijk. Ontdek meer over de belangrijkste voordelen van hybride werken.
  • Werken met teams die verspreid zijn over de hele wereld maakt vergaderen haast onmogelijk. Iedereen zit in een andere tijdzone en werkt met een ander schema.
  • Het introduceren van hybride vergaderingen draagt daarnaast bij aan de behoefte om ‘groener’ te gaan werken, de duurzaamheid te verbeteren en de reisbeperkingen aan te pakken.
  • Verder hebben de recente lockdowns en quarantainemaatregelen iedereen gedwongen op zoek te gaan naar nieuwe manieren om samen te werken.

1 op de 4 vergaderingen is tegenwoordig hybride

Vandaag de dag is meer dan 50% van alle vergaderingen volledig op afstand. Dat is twee keer zoveel als vorig jaar! Rekening houdend met de lokale regelgeving vanwege COVID-19 zijn veel organisaties overgegaan op een volledig WFH-beleid (working from home). Inmiddels zijn sommige delen van de wereld van plan om iedereen terug op kantoor te krijgen in een gemixt werkmodel. Het is dan ook geen verrassing dat nu al 23% van de vergaderingen hybride vergaderingen zijn. Een aantal dat in de toekomst absoluut zal stijgen. We zullen (zeer waarschijnlijk) een verschuiving zien naar een betere balans tussen op afstand, face-to-face en hybride vergaderingen. Want hybride werken is het nieuwe normaal.

Hoe kunnen we ons voorbereiden op hybride vergaderingen?

Na COVID-19 wordt er een verschuiving verwacht van volledig online vergaderingen naar hybride en face-to-face alternatieven. Deze verwachte verandering zal in veel organisaties vragen om een nieuwe cultuur. Sommige, vooral meer formele vergaderingen, vereisen fysieke aanwezigheid. Bijvoorbeeld vergaderingen waar belangrijke beslissingen worden genomen (42%) of waar formele introducties worden gemaakt (45%). Terwijl andere, meer informele vergaderingen, zoals wekelijkse teambijeenkomsten, gemakkelijk op afstand kunnen worden georganiseerd. Deze vergaderingen vereisen wel een bepaalde mate van vertrouwen.

Om aan deze behoefte van zowel face-to-face als hybride vergaderingen te kunnen voldoen, zullen de werkplekken opnieuw moeten worden ontworpen. Het personeel wil meer gestructureerde en geplande fysieke vergaderingen. En daarmee ook meer gesloten en formele vergaderruimtes die videobellen mogelijk maken. Grotere vergaderruimtes hebben de voorkeur. Nieuwe investeringen in huddle spaces waar spontaan, ad hoc vergaderd wordt, zijn niet aan te raden. De huddle spaces zouden wel eens op zijn retour kunnen zijn.

Ook in de ontwerpen van werkplekken zien we bovenstaande trends opduiken. Minder ‘gewone en traditionele’ werkplekken en kantoortuinen. Maar meer ruimtes om (hybride) interactie, interactiviteit en verbondenheid te stimuleren. Creativiteit en flexibiliteit op de werkplek, dat is wat we willen. De kantoren en werkplekken worden kleiner, waarbij er meer focus is op fysiek samenwerken.

Succesvolle en veilige hybride werkomgeving

De verschuiving naar een hybride werkomgeving is onvermijdelijk. Maar deze nieuwe manier van werken is niet zonder uitdagingen. Iedereen moet kunnen werken waar en wanneer hij of zij wil. Daarom is het belangrijk dat organisaties de werkplek goed uitrusten voor uitstekende hybride vergaderingen. Investeer in samenwerkingstools, video conferencing technologie en video conferencing ruimtes.

En vergeet niet om prioriteit te geven aan veilig werken. 90% van alle datalekken wordt veroorzaakt door menselijke fouten. En niet door hackers of cybercriminelen. Thuiswerken is riskant. Omdat we onze eigen apparaten gebruiken in plaats van de apparaten die door de IT-afdeling zijn geconfigureerd.

“Technologie is cruciaal om de ideale mix te bereiken. De boodschap komt luid en duidelijk uit onze enquête over hybride vergaderingen. Van alle zaken waarin kantoormedewerkers willen dat hun bedrijven investeren, staan samenwerkingstechnologieën bovenaan de lijst. Om te overleven, te herbouwen en uiteindelijk weer te floreren in de post-pandemische wereld, zullen bedrijven moeten investeren in nieuwe technologieën, hun kantoorruimtes opnieuw moeten inrichten of op zijn minst her configureren. En hun werknemers de tools moeten geven die ze nodig hebben om op de best mogelijke manier te werken, ongeacht waar ze zich bevinden of hoe ze ervoor kiezen om verbinding te maken.”

- Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace bij Barco

Bron: Barco – What are hybrid meetings? Why should you prepare your offices for them?

Aanmelden voor onze nieuwsbrief

Wil je ons laatste nieuws en updates ontvangen?

Nee dank je