Hybrid, wir verwenden den Begriff heutzutage für viele Dinge. In der Biologie, Chemie, Technik und sogar in der Kunst. Wir fahren in hybriden Autos und mit hybriden Fahrrädern herum. Und in letzter Zeit haben wir auch damit begonnen, hybrid zu arbeiten und unsere Meetings auf hybride Weise abzuhalten.
Inzwischen können wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Denn wenn wir von Hybrid sprechen, hat jeder eine andere Meinung dazu. Was genau sind nun hybride Meetings? Laut unseren Partner Barco handelt es sich dann um ein hybrides Meeting, wenn einige der Mitarbeiter im Büro anwesend sind. Die anderen Kollegen sind remote anwesend, zum Beispiel von zu Hause aus. Möglich wird solch ein hybrides Meeting durch Audio- und Videokonferenztechnik.
Aber Achtung: Mach hier keinen Denkfehler. Ein hybrides Meeting ist viel mehr als ein Synonym für ein Remote-, virtuelles oder Online-Meeting. Wie oben beschrieben nehmen einige Kollegen live und physisch von einem Raum im Büro an der Besprechung teil. Die anderen Kollegen nehmen remote teil, zum Beispiel von zu Hause oder einem anderen Ort. Hybrid (Arbeiten) ist eine einzigartige Mischung mit sowohl einem physischem als auch einem virtuellem Aspekt. Es kombiniert auch die besten Eigenschaften von physischen Meetings und Online-Meetings: den physischen Vorteil, von Angesicht zu Angesicht kommunizieren zu können und die Online-Vorteile des Informationsaustauschs und der Aufzeichnung des Meetings.
Hybride Meetings betonen die nahtlose Zusammenarbeit und den Austausch von Inhalten. Ob mehrere Kollegen nun physisch anwesend oder online sind. Das ultimative Ziel ist es, Hybrid-Meetings so intuitiv und einfach wie persönliche Meetings zu gestalten.
Warum halten wir hybride Meetings?
Wenn Organisationen sich dafür entscheiden, hybride Meetings im Büro zu ermöglichen, gibt es natürlich mehrere Gründe dafür. Oft haben diese Gründe mit Zeitdruck, Budgetbeschränkungen und ihrem CO2-Fußabdruck zu tun. Aber oft möchten Organisationen auch die Zusammenarbeit ermöglichen und Innovationen anregen. Auch wenn nicht alle im Büro sind.
- Innovation und Zusammenarbeit entstehen, wenn Menschen an ein und demselben Ort zusammenkommen. Wenn wir alle remote arbeiten, ist es schwierig zu wachsen, innovativ zu sein und Fortschritte zu machen. Damit ist deutlich, dass der Konferenzraum ein Comeback feiern wird. Gerade um Meetings zu ermöglichen, bei denen physische Präsenz wirklich notwendig ist. Hybride Meetings bringen zumindest einen Teil der Belegschaft physisch zusammen und ermöglichen eine einfachere virtuelle Zusammenarbeit mit entfernten Teammitgliedern. Erfahre mehr über die wichtigsten Vorteile des hybriden Arbeitens.
- Die Arbeit mit Teams, die über die ganze Welt verteilt sind, macht Meetings fast unmöglich Jeder befindet sich in einer anderen Zeitzone und arbeitet mit einem anderen zeitlichen Schema.
- Die Einführung von hybriden Meetings trägt auch zur Notwendigkeit bei, „grüner“ zu arbeiten, die Nachhaltigkeit zu verbessern und Reisebeschränkungen anzugehen.
- Darüber hinaus haben die jüngsten Lockdowns und Quarantänemaßnahmen alle gezwungen, nach neuen Wegen der Zusammenarbeit zu suchen.
1 von 4 Meetings ist jetzt hybrid
Heutzutage finden mehr als 50 % aller Besprechungen vollständig remote statt. Das ist doppelt so viel wie im Vorjahr! Unter Berücksichtigung der lokalen Vorschriften aufgrund von COVID-19 haben viele Organisationen auf eine vollständige WFH-Richtlinie (Arbeiten von zu Hause aus) umgestellt. In der Zwischenzeit planen einige Teile der Welt, alle in einem gemischten Arbeitsmodell wieder ins Büro zu bringen. Kein Wunder also, dass bereits 23 % der Meetings hybride Meetings sind. Eine Zahl, die in Zukunft sicherlich noch weiter steigen wird. Wir werden (höchstwahrscheinlich) eine Verschiebung hin zu einem besseren Gleichgewicht zwischen Remote-, Face-to-Face- und Hybrid-Meetings erleben. Denn das hybride Arbeiten ist die neue Normalität.
Wie können wir uns auf hybride Meetings vorbereiten?
Einige, insbesondere formellere Meetings, erfordern physische Präsenz. Zum Beispiel Meetings, bei denen wichtige Entscheidungen getroffen werden (42 %) oder bei denen formelle Vorstellungen gemacht werden (45 %). Während andere eher informelle Meetings, wie etwa wöchentliche Teammeetings, problemlos aus der Ferne organisiert werden können. Diese Meetings erfordern ein gewisses Maß an Vertrauen.
Um diesem Bedarf sowohl an persönlichen als auch an hybriden Besprechungen gerecht zu werden, müssen Arbeitsbereiche neu gestaltet werden. Die Mitarbeiter wünschen sich strukturierte und geplante physische Besprechungen. Und damit auch geschlossene und formelle Besprechungsräume, die Videoanrufe ermöglichen. Größere Besprechungsräume werden bevorzugt. Neuinvestitionen in Huddle Spaces, in denen spontane Ad-hoc-Meetings abgehalten werden, sind nicht zu empfehlen. Die Huddle Spaces könnten durchaus rückläufig sein.
Die oben genannten Trends sehen wir auch bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen. Weniger „gewöhnliche und traditionelle“ Arbeitsplätze und Großraumbüros. Sondern mehr Räume, um (hybride) Interaktion, Interaktivität und Verbindung anzuregen. Kreativität und Flexibilität am Arbeitsplatz, das ist es, was wir uns wünschen. Die Büros und Arbeitsplätze werden kleiner, wobei der Fokus mehr auf der physischen Zusammenarbeit liegt.
Erfolgreiche und sichere hybride Arbeitsumgebung
Der Wechsel zu einer hybriden Arbeitsumgebung ist unvermeidlich. Aber diese neue Arbeitsweise ist nicht ohne Herausforderungen. Jeder sollte arbeiten können, wo und wann er will. Aus diesem Grund ist es für Organisationen wichtig, den Arbeitsplatz für reibungslose hybride Meetings richtig auszustatten. Investiere dabei in Tools für die Zusammenarbeit, Videokonferenztechnologie und Videokonferenzräume.
Und vergiss nicht, sicheres Arbeiten dabei zu priorisieren. 90 % aller Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht. Und nicht von Hackern oder Cyberkriminellen. Von zu Hause aus zu arbeiten birgt Risiken. Weil wir unsere eigenen Geräte verwenden, anstatt die von der IT-Abteilung konfigurierten.
„Technologie ist entscheidend, um die ideale Mischung zu erreichen. Die Botschaft kommt laut und deutlich aus unserer Umfrage zu hybriden Meetings. Von allen Dingen, in die Büroangestellte investieren möchten, stehen Collaboration-Technologien ganz oben auf der Liste. Um in der post-pandemischen Welt überleben, wieder aufzubauen und schließlich wieder zu gedeihen, müssen Unternehmen in neue Technologien investieren, ihre Büroräume neu gestalten oder zumindest neu konfigurieren. Und du solltest deinen Mitarbeitern die Tools geben, die sie benötigen, um bestmöglich zu arbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder wie sie sich verbinden.“
- Lieven Bertier, Segment Marketing Director Workplace at Barco