3 videoconferencing like a pro
Blog 17-04-2020

Wie werden virtuelle Meetings zum Erfolg?

Seit dem Ausbruch des Coronavirus arbeiten Tausende von Menschen plötzlich von zu Hause aus. Für viele ist das gewöhnungsbedürftig, aber das Arbeiten von zu Hause hat auch seine Vorteile.. Sie müssen viel weniger reisen und können sich einfach von zu Hause aus in Meetings einwählen. Sehr praktisch oder? Nun ja...nicht immer. Es ist manchmal ziemlich mühsam, an einem solchen Meeting teilzunehmen. Ihr Kollege kann Sie hören, aber Sie können ihn nicht hören. Und wie bekommt man die Kamera wieder zum Laufen? Oder wer kennt es nicht: eine Fehlermeldung, weil Ihre Software nicht auf dem neuesten Stand ist. Bevor Sie es wissen, sind schon 10 Minuten vergangen.

Erkennbar? Sehen Sie sich unten die Do's & Don'ts virtueller Meetings an. So können Sie dem Durcheinander von Fragen ein Ende setzen und virtuelle Meetings sofort viel effizienter organisieren. Denn Flexarbeit ist mittlerweile Fakt.

Meeting DO’S

Stellen Sie sicher, dass Ihre Hardware-Ausrüstung funktioniert

Es ist eine der größten Bedrohungen für Ihre Produktivität: Geräte, die nicht funktionieren. Effiziente virtuelle Meetings sind einfach und minimalistisch. Wer hat schon Lust, im Vorfeld ausgiebig Kameras, Mikrofone oder Software prüfen zu müssen? Richtig, niemand. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstung in Ordnung ist, bevor Sie dem Meeting beiwohnen.

Video verwenden

Ein Vorteil von Videokonferenzen ist, dass Sie die Mimik Ihrer Kollegen sehen können. Klingt verrückt, nicht wahr? Es ist jedoch vor allem sehr praktisch. Da Sie die Reaktionen und Emotionen des anderen abschätzen können, reagieren Sie spontaner und aktiver. Dadurch wird Ihr Meeting viel produktiver.

Machen Sie Pause, nehmen Sie einen Kaffee

Wussten Sie, dass Sie sich bereits nach 20 Minuten viel mehr anstrengen müssen, um sich konzentrieren zu können? Fühlen Sie sich dadurch nicht schuldig. Laut einer Untersuchung geht es jedem so. Machen Sie also ab und zu eine Pause. So bleiben alle konzentriert und wachsam. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kollegen mehr Informationen speichern und aktiver an einem Meeting teilnehmen. Wussten Sie, dass sich 68 % der Menschen nach einer Tasse Kaffee produktiver fühlen? Zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen!

Fun fact: Wussten Sie, dass Sie Ihren Hintergrund während des Videoanrufs ändern können? Ziemlich praktisch, denn dann müssen Sie das Chaos hinter Ihnen nicht aufräumen. Wenn Sie beispielsweise Zoom verwenden, ist dies bereits seit einiger Zeit möglich. Ab dieser Woche ist es auch in Microsoft Teams möglich. Ein schöner Hintergrund erweckt Ihre Meetings zum Leben und macht garantiert viel Spaß! Überlegen Sie sich vorher, welcher Hintergrund geeignet ist… 😉

Meeting DON’TS

Multitasking

Ganze 70 % sind während eines Videoanrufs mit anderen Aufgaben beschäftigt. Wow. Es ist verlockend, diese eine E-Mail schnell zu beantworten oder einen Termin für die TÜV-Inspektion zu vereinbaren. Dennoch: Nicht tun! Untersuchungen zeigen immer wieder, dass Menschen nicht effizient Multitasking betreiben können. Wenn Sie versuchen, Multitasking zu betreiben, brauchen Sie mindestens 2x (!) so lange, um eine Aufgabe zu erledigen. Oder Sie machen mehr Fehler.

Off-topic sein

Als Teilnehmer müssen Sie während eines Videoanrufs aufpassen, damit Sie möglichst viele Informationen erhalten. Es liegt aber auch an den Referenten, die Teilnehmer konzentriert zu halten. Sorgen Sie also für möglichst wenige Ablenkungen und verzetteln Sie sich nicht. Bleiben Sie relevant und bleiben Sie beim Thema.

Lärmige Umgebung

Die Teilnahme an einem virtuellen Meeting von Ihrem lauten Schreibtisch aus ist ein echtes No-Go. Lärm am Arbeitsplatz ist einer der größten Störfaktoren rund um einen Arbeitsplatz. In bis zu 80 % der Fälle führen Lärmbelästigungen oder Hintergrundgeräusche zu geringerer Produktivität. Dies wirkt sich natürlich auch auf die Effizienz eines virtuellen Meetings aus. Rufen Sie daher von einem ruhigen Ort aus an, damit Sie sich gut verstehen können. Was sagen Sie?

Doch echt praktisch, diese virtuellen Meetings

Richtig gemacht sind virtuelle Meetings ein großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit. Mit den oben genannten Tipps & Tricks können Sie viel erreichen. Aber wir haben auch noch einen Videokonferenz-Spickzettel mit den Do's and Don'ts.

Der moderne Arbeitsplatz

Es überraschte uns alle, dass das Arbeiten von zu Hause oder die neue Art zu Arbeiten so schnell zur neuen Normalität werden würde. Wir alle müssen uns auf den Arbeitsplatz der Zukunft vorbereiten. Spannend und schwierig zugleich. Eines ist sicher, dass die Arbeit von zu Hause aus bleiben wird! Um sicherzustellen, dass Sie all diese Kämpfe bewältigen können, haben wir einige Tipps aufgelistet. Wie arbeiten Sie am besten remote? Was brauche ich für den Arbeitsplatz der Zukunft?

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