Blog 17-04-2020

Hoe maak je van virtuele meetings een succes?

Sinds de uitbraak van het coronavirus werken duizenden mensen van de ene dag op de andere dag vanuit huis. Voor velen is dat best even wennen, maar het heeft ook zijn voordelen. Je hoeft een stuk minder te reizen en je kunt gewoon vanuit huis inbellen bij vergaderingen. Superhandig toch? Nou…Niet altijd. Het is soms best een gedoe om deel te nemen aan zo’n meeting. Je collega hoort jou wel, maar jij hem niet. En hoe krijg je die camera ook alweer aan de praat? Of wie kent het niet: een foutmelding omdat je software niet up-to-date is. Voordat je het weet ben je 10 minuten verder.

Herkenbaar? Bekijk dan hieronder de do’s & don’ts van virtual meetings. Zo maak je een einde aan de wirwar van vragen én organiseer je virtuele meetings meteen een stuk efficiënter.

DO’s

1. Zorg ervoor dat je apparatuur werkt
Het is één van de grootste bedreigingen voor je productiviteit: niet-functionerende apparatuur. Efficiënte virtual meetings zijn simpel en minimalistisch. Wie heeft er nou zin om van tevoren uitgebreid camera’s, microfoons of software te moeten checken? Juist, niemand. Zorg ervoor dat je appratuur in orde is voordat je de meeting in gaat.

2. Gebruik video
Een voordeel van videoconferenties is dat je de gezichtsuitdrukkingen van je collega’s ziet. Klinkt gek, niet? Toch is het vooral heel erg handig. Doordat je elkaars reacties en emoties peilt, reageer je spontaner en actiever. Dit maakt je meeting veel productiever.

3. Have a break, have a coffee
Wist jij dat je na 20 minuten veel meer moeite moet doen om je goed te kunnen concentreren? Voel je vooral niet schuldig. Dit heeft iedereen namelijk, blijkt uit onderzoek. Last daarom af toe een pauze in. Zo blijft iedereen geconcentreerd en alert. Dit zorgt ervoor dat je collega’s meer informatie opslaan en actiever deelnemen aan een meeting. Wist je dat 68% van de mensen zich productiever voelt na een kopje koffie? Mooi meegenomen toch?

Fun fact: wist je dat je je tijdens het videogesprek je achtergrond kunt aanpassen? Best handig want dan hoef je de rommel achter je ook niet op te ruimen. Gebruik je bijvoorbeeld Zoom, dan is dit al een tijdje mogelijk. Sinds deze week kan het ook in Microsoft Teams. Een leuke achtergrond brengt jouw meetings helemaal tot leven en zorgt gegarandeerd voor veel fun! Bedenk wel even van te voren welke achtergrond gepast is… 😉

DON’ts

1. Multitasken
Maar liefst 70% is bezig met andere taken tijdens een videocall. Wow. Het is verleidelijk om nog snel dat ene mailtje te beantwoorden of een afspraak voor de Apk-keuring te maken. Toch niet doen. Onderzoek toont keer op keer aan dat mensen niet efficiënt kunnen multitasken. Als je probeert te multitasken doe je maar liefst 2x (!) zo lang over een taak. Ook maak je dan meer fouten.

2. Off topic gaan
Als deelnemer moet je tijdens een video call opletten zodat je zoveel mogelijk informatie opvangt. Maar, het is óók aan de sprekers om deelnemers bij de les te houden. Zorg dus voor zo min mogelijk afleiding en dwaal niet af. Houd het relevant en stick to the topic.

3. Lawaaierige locatie
Deelnemen aan een virtual meeting vanuit je lawaaierige bureauplek is een echte no-go. Lawaai op de werkplek is één van de grootste storingsfactoren rondom een werkplek. In maar liefst 80% van de gevallen met geluidsoverlast of achtergrondlawaai leidt tot een verminderde productiviteit. Natuurlijk heeft dit heeft ook invloed op de efficiëntie van een virtual meeting. Bel daarom in vanuit een rustige locatie, zodat je elkaar goed verstaat. Say what?

Toch wel handig, die virtual meetings

Als je het goed aanpakt, zijn virtual meetings een geweldige tool voor samenwerking. Met bovenstaande tips & tricks ben je al een heel eind op weg.

Benieuwd hoe CTOUCH je verder kan helpen om je meetings nog efficiënter en productiever te maken? Ook als we straks allemaal weer naar kantoor kunnen? Neem gerust eens contact op met een van onze specialisten.

Neem contact op Bekijk onze touchscreens

Aanmelden voor onze nieuwsbrief

Wil je ons laatste nieuws en updates ontvangen?

Nee dank je