Videoconferentie verhoogt de efficiëntie

Veiligheid is belangrijk voor GLT-PLUS. Het consortium is onder andere verantwoordelijk voor het onderhoud van de 22 winplaatsen in het aardgasveld in het Groningse Slochteren. Opdrachtgever is de NAM, voor 50% in eigendom van de Nederlandse staat. Esso en Shell hebben elk een belang van 25%.

GLT-PLUS had sterke behoefte om op een effectieve manier op afstand te communiceren. Het voormalig intranet was erg statisch, moeilijk te bewerken en we merkten dat het niet goed gelezen werd. Daarom begonnen we met narrowcasting. In alle vestigingen hangen nu informatieschermen op strategische plekken.

Vervolgens was GLT-PLUS toe aan een volgende stap: een vergaderkamer om online te vergaderen. Met vestigingen en contacten in onder andere: Groningen, Leiden, Amersfoort, Utrecht en Den Haag, waren medewerkers vaak meer tijd kwijt met reizen dan met het vergaderen zelf.

LifeSize en CTOUCH displays werden geïnstalleerd in de vergaderkamers. Er kunnen vergadering georganiseerd worden voor meerdere personen. Ze zien elkaar en kunnen op elkaar reageren. Dat is een voorwaarde om “real-life” contact te benaderen. Meer dan de helft van communicatie is non-verbaal, en met alleen bellen of mailen mis je vaak belangrijke signalen. Op de ene display kunnen ze gebruik maken van videoconferentie en op de andere display gebruiken maken ze bijvoorbeeld aantekeningen.

Online vergaderen is vaak een kwestie van wennen. “Het begint langzaam te komen”, vertelt Goossens. “We zetten de vergaderkamer steeds vaker in. Consortiumpartner Jacobs hield bijvoorbeeld onlangs een informatiesessie voor haar medewerkers. Er keken tegelijkertijd honderdvijftig medewerkers van drie andere vestigingen mee. In het verleden zouden die allemaal bi elkaar moeten komen. Ga maar eens na wat alleen één zo’n bijeenkomst al betekent op het gebied van veiligheid, milieu en tijdsbesparing.”