Slimmer en waardevol werken wordt mogelijk gemaakt door agile (werken). Wat zeg je? Ja, dat heb je goed gehoord, agile werken! Hier gaat het meer om slimmer werken dan om harder werken. Want waarom zou je harder werken als dat helemaal niet nodig is? Precies. Er zijn liefhebbers, maar ook twijfelaars als het gaat om agile werken. Maar wanneer je deel uitmaakt van een constante en snel veranderende omgeving, wordt agile werken en digitaal scrummen bijna onvermijdelijk.
Scrummen? Wat is dat?
Scrummen, het liefst digitaal, is één van de vele agile methoden. Het is een flexibele manier van samenwerken om producten (of diensten) te ontwikkelen. Maar waar komt het vandaan? Scrummen vindt zijn oorsprong in de rugbysport. Hierbij wordt de tactiek van de sport overgeheveld naar de werkvloer. Er wordt met een multidisciplinair team gewerkt in afgebakende sprints. Inzichtelijke sprints van twee tot maximaal vier weken. Elke sprint heeft een doel en levert een Minimum Viable Product (MVP) op. Dit is de eerste versie van een product of dienst die zo vroeg mogelijk wordt uitgerold naar de klant.
Helaas is niet iedereen fan van digitaal scrummen. Maar binnen het onderwijs worden de generaties Z en Alpha al flink ondergedompeld in de wereld van scrum. Want laten we eerlijk zijn. Van gestructureerd werken worden we allemaal heel erg blij. Deze generaties weten dus straks niet beter als het gaat om deze agile werkmethode. Zij zijn al helemaal klaar voor de werkplek van de toekomst.
Voordelen van scrummen tijdens meetings
Waarom werkt scrummen zo goed? Agile werken en daarmee ook scrummen kennen een hoop voordelen. En niet alleen voor volwassenen trouwens. Het schijnt ook héél goed te werken voor kinderen. Is dat even handig voor thuis. 😉
- Grote projecten worden beheersbaar. Met scrum blijft het werk wat af is en gedaan moet worden overzichtelijk voor het gehele team.
- In één oogopslag zie je wie waar verantwoordelijk voor is en hoe het ervoor staat. Je weet waar je iemand eventueel mee kunt helpen. Of je herverdeelt de taken.
- Scrummen tijdens meetings brengt rust.
- Iedereen voelt zich sterker betrokken bij het project, en dat stimuleert weer productiviteit.
- Vanwege structuur van scrummen tijdens meetings is de voortgang optimaal in zicht. En er is maximale controle over het project, waardoor het ook makkelijker wordt om sneller in te spelen op veranderende prioriteiten.
Uiteindelijk kun je natuurlijk geen expert zijn in ieder projectonderdeel. Of zeeën van tijd beschikbaar hebben. Maar met scrum leren we om transparant te zijn naar elkaar qua planning. En onze sterktes en uitdagingen worden zo meer in kaart gebracht. Het geeft je dus gelijk de kans om te groeien binnen je projecten.
Zo start je met scrummen
1. Visuele en dynamische meetings
Zorg ervoor dat je meetings zoveel mogelijk visueel maakt. Maar waarom zou je visueel communiceren? Waarom niet, zou je eerder kunnen zeggen? Je gedachten, ideeën en plannen kun je zichtbaar overbrengen. En dat is zeker niet onbelangrijk. Want visuele informatie onthouden we stukken beter. Complexe informatie wordt daarnaast eenvoudiger. Visueel communiceren zorgt verder voor meer betrokkenheid en dat vertaalt zich weer naar een dynamische meeting. Hallo, interactie en creativiteit.
2. Maak kennis met de Scrum Master
Om ervoor te zorgen dat de meeting niet chaotisch verloopt, is het handig om één centraal aanspreekpunt te hebben. Ook wel de Scrum Master genoemd. De Scrum Master neemt de leiding en zorgt ervoor dat een scrumproject in goede banen wordt geleid. De belangrijkste taak van de Scrum Master is om het team optimaal te laten presteren. Verder helpt de Scrum Master bij het maken van besluiten en zorgt ervoor dat de stemming van de meeting positief blijft. Zonder dat het een vrijdagmiddagborrel wordt natuurlijk.
3. Let op je tijd!
Een langdradige, uitgebreide meeting waarbij iedereen zijn focus verliest na 30 minuten is verre van effectief. Zorg er daarom voor dat de meeste meetings niet langer dan 15 minuten duren. De vaart blijft erin. Er is geen ruimte voor bijzaken. En iedereen doet kort en bonding zijn of haar verhaal. Keep it to the point.
Scrummen op een touchscreen
Er zijn daarnaast diverse wensen als het gaat om scrummen. Er zijn daarom ook verschillende scrum-borden waar je uit kunt kiezen. Het is een kwestie van experimenteren met de indeling van het bord tot je de beste visualisatie gevonden hebt voor jouw team. Maar waar we nog whiteboards of papieren scrum-borden tegenkomen die zijn volgeplakt met post-its -die al dan niet overal rondslingeren- kun je nu ook alvast nadenken over een veel duurzamere oplossing. Wat dacht je van scrummen op een touchscreen?
De key van scrummen is natuurlijk dat je regelmatig bij elkaar komt om jullie sprints door te nemen. De budgetten voor fysieke kantoorruimtes liggen dan vaak niet voor het oprapen. Met een touchscreen in combinatie met online scrum tools hoef je niet meer op zoek te gaan naar dure aanvullende kantoorruimtes. Op één touchscreen kan ieder team visuele ruimtes aanmaken binnen de gewenste online projectmanagement tools. Zo staan al je projecten gecentraliseerd en kun je ze ook delen vanaf je laptop, tablet of telefoon.
Geen gedoe meer met schriftelijke notities die je kwijtraakt. Je hoeft elkaar ook niet meer te vragen wat de laatste versie was van een sprint. Scheelt dus een hoop administratiewerk!
Nog niet helemaal overtuigd? Check dan even onze whitepaper over hoe je digitaal scrumt met een touchscreen. Binnen no-time ben jij een scrum expert!